Para manter um negócio fluindo bem, é preciso, sem dúvida, uma boa dose de organização e controle dos fluxos financeiros, oferecendo assim uma gestão clara e de qualidade. Mas, sabemos, não é tão simples quanto parece.
É comum gestores de empresas enfrentarem dificuldades para interpretar movimentações de cunho monetário, especialmente se o fluxo de caixa é muito intenso e possui várias transações diariamente.
São muitos dados e detalhes que, às vezes, podem acabar prejudicando o andamento das operações.
A fim de facilitar a vida de quem precisa estar sempre atento às contas a pagar e receber, foram desenvolvidas ferramentas como o aging list, um recurso inteligente que ajuda a gerenciar melhor as finanças.
Saiba tudo sobre essa ferramenta logo abaixo.
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O que é Aging List?
Em tradução literal, aging list significa “lista de envelhecimento” e é uma ferramenta organizacional de finanças. Consiste em um relatório em ordem cronológica por data de vencimento dos títulos a pagar e a receber de uma empresa.
As informações são dispostas em uma planilha, em formato de tabela, auxiliando no entendimento do saldo financeiro como um todo.
O trabalho do gestor começa na organização de dois tipos de informação: entrada ou saída (ou seja, a pagar ou receber) e datas de vencimento.
Com essas informações reunidas, é possível vislumbrar uma previsão de ganhos e capacidade de gastos, antecipar se a empresa vai operar no azul ou no vermelho e tomar decisões a partir daí.
Ainda que pareça muito o mesmo conceito de fluxo de caixa, são relatórios distintos, como veremos mais tarde.
Quais as vantagens do Aging List?
Ele pode ser o recurso que está faltando na sua empresa para melhorar a organização das contas e proporcionar um melhor entendimento da situação financeira da empresa.
Sabendo onde está o problema, descobre-se como melhorar, e o que mais existe hoje em dia são opções para ajudar no desenvolvimento do seu negócio.
A seguir, trazemos as vantagens de contar com essa ferramenta.
Controle Financeiro
O maior benefício que o aging list oferece é, sem dúvidas, um maior controle financeiro das operações.
Com o relatório completo, é possível ter uma visão geral da situação da empresa, não apenas na entrada e saída de valores, mas também atrasos de pagamento para fornecedores e inadimplência de clientes, podendo prever perdas e ganhos financeiros, bem como necessidade do uso de capital de giro ou empréstimo.
Relação com Fornecedores
No relatório completo oferecido pela ferramenta, é possível gerenciar e controlar melhor pagamentos para fornecedores, sendo mais fácil prever a necessidade de novas remessas de produtos.
Isso facilita o trabalho de todo mundo, além de ser um fator a ser considerado para eventuais descontos e tratativas de negócios.
Melhoramento da gestão
Além de melhorias no controle e na organização, como citado anteriormente, o aging list permite ao gestor entender os padrões de inadimplência e pensar em soluções, assim como consegue diagnosticar eventuais falhas no setor de cobranças.
Dessa forma, ele tem em mãos todas as informações relevantes para traçar uma estratégia mais eficiente e tomar decisões mais conscientes sobre as pautas da empresa.
Controle de inadimplência dos clientes
É possível distinguir um padrão dentro do quadro de inadimplência e, ao entender como ele funciona e quais suas raízes a partir das informações calculadas pelo relatório, pensar em soluções que atendam a demanda da empresa e do cliente.
Como fazer Aging List?
Essa ferramenta é uma planilha detalhada que utiliza de gráficos, além de listas, para mostrar dinamicamente os dados financeiros da empresa e facilitar na hora de analisar os dados.
É um relatório que pode ser desenvolvido diretamente no Excel ou por algum software que reúna dados e desenvolva planilhas. Se a sua empresa já possui um, o aging list pode ser feito por lá.
Ele é calculado a partir da inserção de dados como datas de vencimento e pagamento de contas, valores e outros.
É com essas informações que os relatórios e gráficos são desenvolvidos, possibilitando uma análise e reflexão de estratégia.
Quais empresas precisam do Aging List?
Esse é um recurso que facilita muito a gestão de uma empresa e é recomendado por sua grande lista de benefícios, mas é um recurso extremamente importante para empresas que estão enfrentando dificuldades em seu setor de cobranças.
Empresas com uma carteira de clientes extensa e variada podem ter muitas datas de recebimento ao longo do mês e, se o setor de cobranças não estiver bem equilibrado, pode significar prejuízo ao bolso.
Para manter a saúde financeira da empresa bem equilibrada, o Aging List é, certamente, a melhor escolha.
O que deve ter no Aging List?
Nessa tabela, as informações necessárias básicas são:
- Nome do fornecedor ou cliente;
- Data de vencimento (de produto ou serviço);
- Data da efetivação do pagamento;
- Separação entre receita e despesa;
- Valores pagos e a pagar;
- Quantidades;
- Especificações de espécie de pagamento (dinheiro, boleto, cartão de crédito, etc);
- Modalidade de pagamento (30, 60 ou 90 dias), entre outros.
A partir desses dados, calculados automaticamente, é possível descobrir se a empresa opera em lucro ou no vermelho.
Diferenças entre Aging List e Fluxo de Caixa
Ambos são relatórios de entrada e saída de valores financeiros, mas possuem diferenças entre si.
Na verdade, pode-se dizer que o aging list complementa o fluxo de caixa, já que as informações fornecidas por ele vão além das informadas pelo cálculo comum do fluxo.
O fluxo de caixa apresenta um valor total de pagamentos e recebimentos de determinado período, de forma resumida e compactada, já o aging list oferece muito mais especificações, abrangendo dados como compradores com pendências e inadimplentes, todos os pagamentos (inclusive em atraso) devidos à empresa e a lista de contas a pagar também.
É recomendado o uso de ambas para uma gestão eficiente.
Como utilizar o aging list para cobrança de débitos?
Com as informações reunidas a partir do relatório, a ferramenta ajuda a traçar melhores estratégias de cobrança, como:
- Organização de prioridades de recebimento, seja por antiguidade ou valor;
- Definição de estratégias de cobrança para cada perfil de cliente;
- Envio de notificações e lembretes de vencimento;
- Controle de tomada de decisões enérgicas, como interrompimento de contrato, ajuizamento de ações de cobrança, entre outros.
Agora que você sabe como funciona o aging list e sua importância, sabe também que se as finanças não estão equilibradas, existe sempre uma solução financeira para você.
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Conclusão
O uso de Aging List só tem a trazer benefícios na gestão da empresa e oferecer novas possibilidades de estratégias para desenvolvimento e crescimento do seu negócio.
Alinhado com soluções financeiras inteligentes, pode ser esse o futuro que você sonhava e parecia tão distante.
Organize-se, trace planos, ouse sonhar e conte com a Pontte.
