O conceito de contas a pagar é um dos pilares para o sucesso empresarial. Se sua empresa ainda não adotou essa estratégia, então é hora de mudar.
Mas, você sabe por onde começar? Calma! Neste, vamos explicar o que é contas a pagar, quais as suas vantagens e como colocar em prática esse controle.
O que é Contas a Pagar?
As contas a pagar são todas as despesas financeiras que a empresa possui. Essas contas podem ser recorrentes ou não.
Para o primeiro caso, podemos citar: aluguel de escritório, salários de funcionários, serviços públicos, contas de internet, aquisição de matéria-prima, pagamentos de fornecedores, etc.
Já as contas únicas podem incluir: despesas com eventos, reparos não previstos em equipamentos, entre outras.
Além disso, também incluem os gastos com impostos, obrigações fiscais e empréstimos.
Resumindo, representa tudo o que a empresa gasta em relação a manutenção, materiais e outros gastos, recorrentes ou não. Ou seja, são custos para manter o seu negócio em funcionamento.
E as contas a receber?
Já as contas a receber são todos os fundos que entram na empresa, como vendas, reembolsos, estornos, financiamentos e investimentos.
É importante que o valor de contas a receber seja sempre maior do que o de contas a pagar. Assim, a empresa não terá prejuízo e poderá cumprir com suas obrigações financeiras.
Através do controle de contas a receber, é possível visualizar as datas e os valores a receber, créditos atrasados, juros recebidos, vendas, saldo contábil, regularidade de pagamentos de clientes e inadimplências.
Qual objetivo de controlar as Contas a Pagar?
O sucesso de uma organização está diretamente relacionado à gestão financeira da empresa. Por essa razão, todas as empresas devem realizar o controle de contas a pagar.
Por meio desse controle, você conseguirá identificar os lucros da empresa e traçar estratégias para equilibrar as despesas.
Isso ajuda no controle financeiro e facilita na hora de tomar decisões importantes para o funcionamento e crescimento do negócio.
Na maioria das vezes, as empresas têm dinheiro para saldar todas as dívidas, mas falta organização.
Sem um devido controle de receitas e despesas, você não conseguirá entender como realmente funciona o seu negócio, de modo que não perceberá ver falhas e gastos desnecessários, e assim não poderá investir em outras áreas importantes.
Além do mais, sem acompanhar de perto as contas a pagar, você pode deixar seu negócio suscetível a multas e taxas desnecessárias.
Vamos supor que você esqueça de pagar uma conta na data do vencimento. Haverá cobrança de juros e taxas.
À medida que o valor aumenta, fica impossível para a empresa pagar sem tirar mais dinheiro do caixa, o que afeta outras despesas. Percebe como a falta de controle pode prejudicar o seu negócio?
Vantagens de controlar as contas da empresa
Algumas das principais vantagens que recompensa realizar o controle das contas a pagar e receber da empresa são:
- conhecer claramente os ganhos e gastos da empresa;
- identificar gastos desnecessários;
- honrar com obrigações financeiras e, assim, evitar multas e juros;
- identificar pagamentos que oferecem descontos na antecipação e economizar;
- possibilidade de negociar dívidas;
- identificar contas que não foram pagas ou recebidas;
- garantir um bom fluxo de caixa e capital de giro.
Como organizar e controlar as Contas a Pagar?
Agora que você já sabe a importância de controlar as contas a pagar da sua empresa, é hora de descobrir como organizar as despesas.
Essa tarefa requer muita atenção e planejamento, e muitos empreendedores ainda estão acostumados a administrar seus negócios com eficácia.
Pensando nisso, nós listamos algumas dicas para te ajudar a controlar as despesas financeiras da empresa sem afetar o seu caixa. Confira:
1. Organize as contas
É fundamental que se tenha todos os registros das despesas para um controle rigoroso sobre as operações.
Por essa razão, a primeira tarefa é listar todas as contas da empresa, tanto fixas, quanto variáveis.
Em seguida, separe tudo por categoria (pagamento de salários, manutenção, despesas com matéria-prima, etc).
Lembre-se também que cada conta deve informar o valor e a data de validade correspondentes.
2. Acompanhe as datas de vencimento
Depois de anotar todas as contas, valores e vencimentos, você pode organizar o pagamento conforme a data de vencimento mais recente.
Para algumas despesas também é viável considerar o débito automático, assim você evita esquecimento.
Contudo, o mais importante é estabelecer um calendário para não deixar as contas pendentes passarem despercebidas.
Agora, caso você identifique que não conseguirá quitar todas as despesas do mês, o recomendado é optar por pagar o que deve primeiro.
3. Otimize os seus pagamentos
Um dos segredos para não comprometer a sobrevivência da sua empresa no mercado é gastar apenas o que está dentro do seu orçamento.
Portanto, sempre entenda quanto dinheiro está disponível em caixa antes de realizar novas aquisições, investimentos e recrutamento.
Outra dica para otimizar seus pagamentos é aproveitar esse controle para identificar e cortar gastos desnecessários.
Além disso, quando possível, considere antecipar pagamentos que oferecem descontos. Assim, você economiza dinheiro e pode até ganhar crédito com os seus fornecedores.
4. Adote uma ferramenta
Você pode realizar esse controle por meio de uma planilha eletrônica ou caderno de anotação. Contudo, a melhor alternativa para evitar falhas e ainda ganhar em produtividade é utilizar a tecnologia ao seu favor.
Atualmente, existem diversas soluções no mercado criadas para automatizar essa tarefa de forma simples e segura.
Assim, o gerenciamento dos pagamentos e recebimentos fica muito mais fácil e você poderá direcionar seus esforços para outras atividades.
5. Renegocie pagamentos atrasados
A incapacidade de pagar todas as contas pode afetar sua empresa, afinal ninguém no mundo do empreendedorismo está imune a imprevistos.
Para isso, a melhor solução é renegociar as dívidas. Isso lhe dá a oportunidade de pagar valores mais acessíveis, manter sua empresa aberta e não sofrer mais perdas com juros e multas.
Outra solução que te ajudará a estabilizar sua empresa é trocar dívidas caras por mais baratas.
Por isso, busque créditos com taxas de juros menores, como é o caso do empréstimo com garantia. Assim, você consegue ficar com uma parcela mensal mais barata, além de economizar com juros.
Conclusão
Quando o assunto é gestão financeira, a falta de controle pode trazer grandes problemas para o seu negócio e até comprometer a sua permanência no mercado.
Por essa razão, realizar um controle eficiente das contas a pagar e a receber é crucial para arcar com seus compromissos, negociar prazos e definir estratégias que estejam de acordo com seu modelo de negócio.
Mas, se no momento você enfrenta dificuldades para organizar suas finanças, um empréstimo com garantia pode ser a solução para estabilizar seu fluxo de caixa, sem se endividar com altas taxas de juros.
